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AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES	Site policy	All users

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Summary

Full policy

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO

DE DATOS PERSONALES

Plataforma de formación – Medivelius Farmacéutica S.A.

Responsable del Tratamiento

Medivelius Farmacéutica S.A.

NIT

900.020.258

Encargado de la plataforma

Didactical SAS

NIT

901.179.803

Este documento contiene las condiciones bajo las cuales se realizará el tratamiento de los datos personales asociados al uso de la plataforma de formación.

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

Medivelius Farmacéutica S.A., identificada con NIT 900.020.258, en adelante MEDIVELIUS, es el Responsable del Tratamiento de los datos personales que sean recolectados y tratados en el marco de la utilización de la plataforma de formación, de acuerdo con las finalidades y condiciones definidas por la organización.

La plataforma es administrada tecnológicamente por Didactical SAS, identificada con NIT 901.179.803, en adelante DIDACTICAL, quien actúa como Encargado del Tratamiento respecto de los datos que procese por cuenta de MEDIVELIUS para la prestación del servicio de administración, soporte, mantenimiento y operación de la plataforma.

2. Finalidad de la autorización

Al registrarse, acceder o utilizar la plataforma, el titular podrá suministrar o generar información personal necesaria para la gestión de las actividades de formación. La presente autorización tiene como finalidad permitir que MEDIVELIUS realice el tratamiento de dicha información de conformidad con la legislación colombiana aplicable y con las finalidades informadas en este documento.

3. Datos personales que podrán ser tratados

Dependiendo de las funcionalidades utilizadas y de la información requerida por MEDIVELIUS, podrán ser tratados:

· Nombres y apellidos.

· Tipo y número de documento de identificación, cuando sea necesario.

· Correo electrónico corporativo o personal, según corresponda.

· Número telefónico u otros datos de contacto, cuando sean necesarios.

· Cargo, área, dependencia, centro de trabajo u otra información laboral.

· Información relacionada con procesos de inducción, capacitación y desarrollo.

· Cursos asignados, cursos realizados, fechas de acceso, avance y cumplimiento.

· Resultados de evaluaciones, calificaciones, encuestas y actividades de aprendizaje.

· Certificados, constancias y evidencias de participación.

· Registros técnicos y de uso de la plataforma, tales como fecha y hora de acceso, actividad realizada, dirección IP y datos necesarios para seguridad y auditoría, cuando técnicamente se registren.

· Información que el usuario incorpore voluntariamente en actividades, formularios, foros, encuestas u otros espacios habilitados dentro de la plataforma.

4. Finalidades específicas del tratamiento

Los datos podrán ser tratados para las siguientes finalidades:

· Crear, habilitar, administrar, actualizar y desactivar cuentas de usuario.

· Identificar y autenticar a los usuarios de la plataforma.

· Gestionar la inscripción, asignación y participación en cursos, programas y actividades de formación.

· Registrar y consultar el progreso, asistencia, participación, cumplimiento, resultados y desempeño en actividades formativas.

· Realizar evaluaciones de conocimiento, encuestas de satisfacción y actividades de aprendizaje.

· Generar reportes, estadísticas e indicadores de formación para fines de gestión interna.

· Emitir certificados, constancias o evidencias de participación y aprobación.

· Gestionar procesos de inducción, entrenamiento, actualización y desarrollo de competencias.

· Enviar notificaciones y comunicaciones operativas relacionadas con cursos, actividades, fechas, vencimientos, resultados y funcionamiento de la plataforma.

· Atender solicitudes, requerimientos y casos de soporte relacionados con la plataforma.

· Realizar mantenimiento, actualización, configuración, monitoreo y administración técnica de la plataforma.

· Realizar copias de seguridad, recuperación de información y actividades de continuidad del servicio.

· Prevenir, detectar y gestionar accesos no autorizados, fraude, abuso, incidentes de seguridad y vulnerabilidades.

· Atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales competentes.

· Cumplir obligaciones legales, contractuales y administrativas aplicables.

· Generar información estadística y agregada para análisis de los procesos de formación, procurando que cuando sea posible no permita identificar individualmente al titular.

· Gestionar cualquier otra actividad directamente relacionada con las finalidades anteriores y necesaria para la correcta prestación del servicio de formación.

5. Tratamiento de información generada durante el uso de la plataforma

El titular entiende y acepta que determinadas actividades realizadas en la plataforma pueden generar registros automáticos o administrativos. Estos registros pueden incluir información de acceso, navegación, participación, resultados, avances, intentos, fechas, horarios, calificaciones y otros datos técnicos o académicos necesarios para administrar y evaluar los procesos de formación.

Estos registros podrán ser consultados por usuarios con perfiles autorizados dentro de MEDIVELIUS y por personal de DIDACTICAL que requiera acceso para administrar, soportar, mantener o asegurar la plataforma, de acuerdo con sus respectivas funciones.

6. Uso de cookies y tecnologías similares

La plataforma podrá utilizar cookies, archivos de sesión y mecanismos técnicos similares necesarios para permitir el inicio de sesión, mantener la sesión activa, recordar determinadas configuraciones, mejorar la seguridad, diagnosticar errores y obtener información técnica sobre el funcionamiento del servicio.

El uso de cookies podrá depender de la configuración técnica de Moodle, del navegador y de los servicios tecnológicos integrados en la plataforma. Las cookies estrictamente necesarias podrán ser indispensables para el funcionamiento del servicio.

7. Encargado del Tratamiento y acceso técnico

MEDIVELIUS podrá contratar o utilizar a DIDACTICAL como proveedor encargado de administrar la plataforma. En desarrollo de estas funciones, DIDACTICAL podrá acceder a datos personales únicamente cuando sea necesario para prestar el servicio, resolver incidentes, realizar mantenimiento, administrar usuarios, ejecutar respaldos, atender solicitudes o cumplir instrucciones de MEDIVELIUS.

DIDACTICAL no podrá utilizar los datos personales de los usuarios de MEDIVELIUS para fines propios incompatibles con la prestación del servicio, ni comercializar, vender o utilizar dicha información para construir bases de datos propias con fines diferentes a los autorizados.

8. Proveedores tecnológicos y terceros

La prestación de servicios tecnológicos puede requerir la participación de proveedores de infraestructura, alojamiento, almacenamiento, respaldo, comunicaciones, correo electrónico, seguridad u otros servicios especializados. En estos casos, podrán realizarse tratamientos técnicos de información dentro del alcance necesario para prestar el servicio.

MEDIVELIUS y sus encargados procurarán que los terceros involucrados estén sujetos a obligaciones de confidencialidad, seguridad y protección de datos acordes con la naturaleza de la información y con las obligaciones legales aplicables.

9. Transmisión o transferencia internacional de datos

El titular reconoce que determinados proveedores tecnológicos o componentes de infraestructura utilizados para prestar servicios digitales pueden encontrarse ubicados dentro o fuera de Colombia. Cuando exista una transmisión o transferencia internacional de datos personales, MEDIVELIUS y los terceros que intervengan deberán observar las condiciones y requisitos establecidos por la legislación colombiana aplicable.

10. Datos sensibles

La plataforma no está destinada a recopilar de manera general datos personales sensibles. Se consideran sensibles, entre otros, los datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, así como los relacionados con salud, biometría, orientación sexual, convicciones religiosas, opiniones políticas, origen étnico y otros definidos por la ley.

Cuando MEDIVELIUS requiera tratar datos sensibles para una finalidad legítima, deberá observar las condiciones especiales establecidas por la legislación aplicable. El titular podrá abstenerse de autorizar el tratamiento de datos sensibles cuando la autorización sea facultativa, salvo que exista una base legal que permita o exija el tratamiento.

11. Menores de edad

La plataforma está dirigida principalmente a usuarios vinculados con actividades laborales, profesionales o institucionales. Cuando excepcionalmente se requiera el tratamiento de datos de niños, niñas o adolescentes, MEDIVELIUS deberá aplicar las reglas especiales previstas por la legislación colombiana, atendiendo su interés superior y el respeto de sus derechos fundamentales.

12. Derechos del titular

De conformidad con la normativa aplicable, el titular podrá ejercer, entre otros, los siguientes derechos:

· Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

· Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando esta sea exigible.

· Ser informado sobre el uso dado a sus datos personales.

· Presentar consultas y reclamos ante el Responsable o Encargado, según corresponda.

· Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.

· Revocar la autorización cuando legalmente sea posible.

· Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos establecidos por la ley.

· Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se han vulnerado las normas aplicables, una vez agotado el trámite correspondiente ante el Responsable o Encargado cuando sea exigible.

13. Procedimiento para ejercer los derechos

Las consultas, reclamos o solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales deberán dirigirse a los canales oficiales definidos por MEDIVELIUS en su Política de Tratamiento de Datos Personales. La solicitud deberá permitir identificar al titular, describir claramente la petición y aportar la información necesaria para gestionar el caso.

Cuando la solicitud sea recibida por DIDACTICAL y corresponda a información tratada por cuenta de MEDIVELIUS, DIDACTICAL podrá remitirla al Responsable y prestará la colaboración técnica razonable que se requiera para su atención.

14. Seguridad y confidencialidad

MEDIVELIUS y sus encargados implementarán medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales frente a pérdida, adulteración, acceso, uso o divulgación no autorizados. El acceso a la información estará sujeto a perfiles y permisos según las funciones asignadas.

El titular reconoce que ningún servicio tecnológico puede garantizar seguridad absoluta frente a todos los riesgos existentes. Las partes aplicarán medidas razonables de seguridad de acuerdo con la naturaleza de la información, la arquitectura tecnológica y los riesgos identificados.

15. Conservación de los datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, las obligaciones legales, contractuales, administrativas y de seguridad aplicables. La supresión de un dato podrá estar limitada cuando exista un deber legal o contractual de conservación o cuando sea necesario mantener determinados registros para atender obligaciones legales, auditorías, seguridad o defensa de derechos.

16. Retiro de la autorización

El titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización en los casos en que legalmente proceda. La revocatoria no tendrá efectos retroactivos y podrá estar sujeta a las excepciones legales. Cuando el tratamiento sea necesario para cumplir una obligación legal o contractual, prestar un servicio solicitado o ejercer derechos legítimos, la revocatoria podrá no implicar la eliminación inmediata de toda la información.

El titular comprende que la eliminación o desactivación de una cuenta puede afectar el acceso a cursos, historial, resultados, certificados o evidencias de formación cuando estos sean necesarios para la gestión del proceso formativo o deban conservarse por razones legales, contractuales o administrativas.

17. Responsabilidades del usuario

· Suministrar información veraz, completa y actualizada cuando sea requerida.

· No utilizar la cuenta de otra persona ni compartir sus credenciales.

· Mantener bajo reserva sus contraseñas y demás mecanismos de autenticación.

· Informar oportunamente cualquier acceso no autorizado o incidente relacionado con su cuenta.

· No cargar información personal de terceros en actividades, foros, archivos o formularios cuando no tenga autorización o base legal para hacerlo.

· Utilizar la plataforma de acuerdo con las instrucciones, políticas internas y condiciones de uso aplicables.

· No intentar acceder a información, cuentas, cursos o funcionalidades para las cuales no tenga autorización.

18. Información de terceros incorporada por el usuario

Cuando el usuario incorpore en la plataforma información personal de otra persona, declara que cuenta con la autorización o base jurídica necesaria para hacerlo, cuando esta sea exigible, y que dicha incorporación es pertinente para la actividad o finalidad correspondiente. El usuario deberá evitar cargar información personal innecesaria.

19. Consecuencias de no suministrar los datos

El suministro de determinados datos podrá ser necesario para crear la cuenta, identificar al usuario, asignar cursos, registrar su participación, realizar evaluaciones o emitir certificados. Si el titular no suministra los datos requeridos para estas finalidades, MEDIVELIUS podrá no estar en capacidad de habilitar o prestar determinadas funcionalidades o servicios de formación.

20. Aceptación electrónica

La aceptación de esta autorización mediante una casilla de verificación, botón, mecanismo electrónico o cualquier otro medio habilitado en la plataforma constituye manifestación de voluntad del titular, siempre que dicho mecanismo permita acreditar razonablemente la fecha, hora, usuario y contenido de la autorización otorgada.

La plataforma podrá conservar evidencia de la aceptación, incluyendo identificador del usuario, fecha y hora, dirección IP, versión del documento aceptado y demás datos técnicos disponibles, con el propósito de acreditar la autorización y garantizar la seguridad y trazabilidad del proceso.

21. Integridad de la autorización

La presente autorización deberá interpretarse conjuntamente con la Política de Tratamiento de Datos Personales de MEDIVELIUS y demás políticas o condiciones aplicables al uso de la plataforma. En caso de modificación sustancial de las finalidades del tratamiento que requiera una nueva autorización conforme a la legislación aplicable, se solicitará al titular la autorización correspondiente.

22. Declaración del titular

Al aceptar esta autorización, el titular declara que ha tenido acceso a la información sobre el tratamiento de sus datos personales, que comprende las finalidades informadas y que conoce sus derechos como titular de la información.

23. Texto para aceptación en Moodle

☐ AUTORIZO el tratamiento de mis datos personales por parte de Medivelius Farmacéutica S.A., conforme a las finalidades, condiciones y derechos descritos en el presente documento y en su Política de Tratamiento de Datos Personales.

☐ DECLARO que he leído y comprendido esta autorización y que conozco los mecanismos disponibles para ejercer mis derechos como titular.

☐ ACEPTO que la plataforma registre la evidencia técnica de mi aceptación, incluyendo fecha, hora y demás información necesaria para acreditar la autorización y mantener la seguridad y trazabilidad del servicio.

24. Control de versión

Documento

Autorización para el Tratamiento de Datos Personales

Versión

1.0

Fecha

Agosto de 2026

Responsable

Medivelius Farmacéutica S.A. – NIT 900.020.258

Nota jurídica: Este documento está diseñado como base contractual y operativa para el consentimiento en la plataforma. Antes de su implementación definitiva, Medivelius debería validar sus canales oficiales de atención, sus finalidades específicas, los datos efectivamente solicitados y cualquier tratamiento particular que realice en Moodle, especialmente si involucra datos sensibles, menores de edad o transferencias internacionales.